Datenschutzerklärung – HeliDoc App

1. Anbieter und Rolle der NoxAvis GmbH

NoxAvis GmbH
Sir-Karl-Popper-Straße 2
9020 Klagenfurt am Wörthersee
Österreich
E-Mail: office@noxavis.com

Die NoxAvis GmbH stellt die HeliDoc App als technische Lösung für die medizinische Einsatzdokumentation und Datenübermittlung an aufnehmende Krankenhäuser bereit.

Hinsichtlich der Verarbeitung von Patientendaten handelt die NoxAvis GmbH ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO im Auftrag von ARA Flugrettung gemeinnützige GmbH („ARA“). Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die im Rahmen der medizinischen Versorgung verarbeiteten Patientendaten ist ARA als Betreiber des Flugrettungsdienstes. Die Bedingungen der Auftragsverarbeitung sind im Nutzungs- und Lizenzvertrag zwischen NoxAvis GmbH und ARA (Punkt 8.3 sowie Anlage 3 – Angaben zur Auftragsverarbeitung) geregelt; der Vertrag gilt gemäß seinen Bestimmungen zugleich als dokumentierte Weisung im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Für technische Aspekte des App-Betriebs (z. B. Absturzberichte, technische Zugriffsprotokolle, App-Nutzungsdaten ohne Personenbezug zu Patienten) ist NoxAvis GmbH eigenständig Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

2. Welche Daten wir verarbeiten

a) Patientendaten (besondere Kategorien gem. Art. 9 DSGVO)

Im Rahmen der medizinischen Dokumentation während des Einsatzes werden folgende Daten von Patient:innen erhoben: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht sowie Gesundheitsdaten (insbesondere Vitalparameter wie Blutdruck, Puls und Sauerstoffsättigung, Symptome, Diagnosen, anamnestische Angaben, durchgeführte medizinische Maßnahmen sowie Einsatz- und Transportdaten wie Einsatzort, Einsatzzeitpunkt und Zielkrankenhaus). Diese Daten werden ausschließlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt erfasst, übertragen und gespeichert. NoxAvis GmbH hat technisch keinen Zugang zu unverschlüsselten Patientendaten.

Neben Patient:innen können im Rahmen der Einsatzdokumentation auch Daten weiterer, im Einsatzgebiet zufällig erfasster Personen verarbeitet werden, insbesondere von im Einsatz befindlichen Notärzt:innen und sonstigem medizinischem Fachpersonal sowie von Angehörigen von Sicherheitsbehörden (z. B. Polizei), Feuerwehrpersonal, Mitarbeiter:innen anderer Rettungsdienste und sonstigen Unfallbeteiligten, sofern diese sich im Aufnahmebereich des Einsatzes befinden.

b) Aufnahmen über App-Berechtigungen

Die App fordert folgende Geräteberechtigungen an, deren Nutzung ausschließlich der medizinischen Einsatzdokumentation dient:

• Mikrofon: Im Rahmen der optionalen KI-Sprachassistenzfunktion werden Spracheingaben der autorisierten Nutzer:innen zur Sprache-zu-Text-Dokumentation als Audiodaten erfasst. Diese Audiodaten werden ausschließlich temporär und lokal auf dem jeweiligen Endgerät verarbeitet. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung, keine Übertragung an Dritte und keine Übermittlung an NoxAvis GmbH oder externe Systeme. Die Audiodaten werden automatisch nach Abschluss des jeweiligen Einsatzes gelöscht. Lediglich der daraus resultierende Dokumentationstext wird als Bestandteil der Patientendokumentation weiterverarbeitet und unterliegt denselben Löschfristen wie andere Patientendaten (siehe Punkt 4).
• Kamera: Zur Fotodokumentation von Verletzungen bzw. der Einsatzsituation sowie zum Scannen von Dokumenten/Ausweisen zur Identifikation von Patient:innen. Aufnahmen werden als Bestandteil der Patientendokumentation Ende-zu-Ende-verschlüsselt gespeichert und unterliegen denselben Löschfristen wie andere Patientendaten (siehe Punkt 4).
• Bluetooth: Zur Kopplung mit medizinischen Geräten (z. B. Vitalwert-Monitoren) zwecks automatisierter Übernahme von Messwerten in die Dokumentation. Es werden ausschließlich Messwerte der gekoppelten Geräte übernommen; eine dauerhafte Bluetooth-Geräteliste wird nicht personenbezogen gespeichert.

c) Nutzungsdaten

Bei Nutzung der App werden technische Zugriffsdaten erfasst (Geräte-ID, App-Version, Zeitstempel, Absturzberichte). Diese Daten werden ausschließlich zu Sicherheits-, Stabilitäts- und Diagnosezwecken gespeichert und nicht mit Patientendaten verknüpft.

d) Connect-Code-Metadaten

Connect-Codes sind zufällig generierte, alphanumerische Bezeichner ohne Personenbezug. Sie dienen ausschließlich als technischer Schlüssel für den Datenabruf durch berechtigte Empfänger (z. B. Krankenhäuser).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Patientendaten (inkl. Foto- und Sensordaten aus Kamera/Bluetooth; Audiodaten aus dem Mikrofon werden ausschließlich lokal und temporär verarbeitet, siehe Punkt 2b): Rettungsmedizinische Einsatzdokumentation und Einsatzkoordination zwischen Notärzt:innen und dem Zielkrankenhaus – Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO (lebenswichtige Interessen) sowie lit. h (medizinische Versorgung) in Verbindung mit § 9 Abs. 2 Z. 5 DSG. Verantwortlich für die Rechtsgrundlage der Erhebung ist ARA als Verantwortlicher; NoxAvis GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter im Rahmen des mit ARA geschlossenen Nutzungs- und Lizenzvertrags.

Nutzungsdaten: Berechtigte Interessen an IT-Sicherheit und Betriebsstabilität der App – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Vertragsabwicklung: Erfüllung des Vertrags mit ARA als lizenziertem Betreiber – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Automatische Löschung

Patientendaten – einschließlich im Rahmen der Dokumentation erstellter Foto-, Sprach- und Sensordaten – werden spätestens 12 Stunden nach Abschluss einer Mission automatisch und unwiderruflich gelöscht. Diese Frist ist technisch erzwungen und kann nicht verlängert werden. Eine Wiederherstellung gelöschter Daten ist nicht möglich.

5. Empfänger von Daten

Patientendaten werden ausschließlich verschlüsselt an den jeweiligen Connect-Code-Inhaber (aufnehmendes Krankenhaus) übermittelt. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht, außer wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. behördliche Auskunftspflichten).

Für den Betrieb der Plattform setzen wir folgenden Auftragsverarbeiter ein:

IONOS SE (Deutschland) – Serverhosting; alle Daten verbleiben ausschließlich auf Servern in Deutschland (EU/EWR). Die Datenbankinfrastruktur (Supabase) wird von NoxAvis GmbH selbst betrieben und liegt vollständig unter eigener Kontrolle – es erfolgt keine Übermittlung an externe Cloud-Anbieter.

Ein weiterer technischer Partner (OH22) stellt Backend-/Datenbankdienste im Auftrag der ARA bereit; auch hierfür besteht eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung. OH22 hat keinen eigenständigen Zugriff zu eigenen Zwecken.

Drittlandtransfer: Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nicht statt, es sei denn, es liegen geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO vor.

6. App-Berechtigungen – Zusammenfassung

7. Cookies und Speicherung (Web-Komponente, sofern zutreffend)

Sofern begleitende Web-Anwendungen (z. B. für Krankenhäuser) genutzt werden, kommen ausschließlich technisch notwendige Cookies zum Einsatz (z. B. Spracheinstellung). Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung nach § 96 Abs. 3 TKG ist daher nicht erforderlich.

8. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Auskunft – Art. 15 DSGVO
• Berichtigung – Art. 16 DSGVO
• Löschung – Art. 17 DSGVO, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung – Art. 18 DSGVO
• Widerspruch – Art. 21 DSGVO
• Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO

Da NoxAvis GmbH hinsichtlich der Patientendaten als Auftragsverarbeiter für ARA Flugrettung gemeinnützige GmbH handelt, werden entsprechende Anfragen zu Patientendaten an ARA Flugrettung gemeinnützige GmbH als Verantwortlichen weitergeleitet bzw. sollten direkt dort gestellt werden. Für alle übrigen Anfragen (z. B. technische Nutzungsdaten): office@noxavis.com

9. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, eine Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzureichen:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: www.dsb.gv.at

10. Sicherheit / Technische und organisatorische Maßnahmen

Patientendaten – einschließlich Foto- und Sensordaten – werden vor der Übertragung mit AES-256 (GCM) verschlüsselt. Der Verschlüsselungsschlüssel wird nicht auf dem Server gespeichert. Die Verbindung erfolgt ausschließlich über TLS (HTTPS).

Darüber hinaus gewährleistet NoxAvis GmbH insbesondere folgende technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO:

• Zutrittskontrolle: Sicherung der Betriebsstätten und Rechenzentren durch Zutrittskontrollsysteme, Besucherregelungen und Protokollierung des Zutritts.
• Zugangskontrolle: Schutz der IT-Systeme vor unbefugter Nutzung durch Authentifizierungsverfahren (Benutzername/Passwort, Multi-Faktor-Authentifizierung), individuelle Benutzerkonten, automatische Bildschirmsperre und Passwortrichtlinien.
• Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzepte auf Basis des Need-to-know-Prinzips, rollenbasierte Zugriffsrechte, regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Berechtigungen sowie Protokollierung von Zugriffen.
• Weitergabekontrolle: Verschlüsselung personenbezogener Daten bei der elektronischen Übertragung (TLS/SSL), Einsatz von VPN-Verbindungen für Fernzugriffe sowie sichere Löschung und Entsorgung von Datenträgern.
• Eingabekontrolle: Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung personenbezogener Daten in den IT-Systemen.
• Verfügbarkeitskontrolle: Regelmäßige Datensicherungen, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Brandschutzmaßnahmen, Notfallpläne und Disaster-Recovery-Konzepte.
• Trennungsgebot: Logische Trennung der Daten verschiedener Kunden, mandantenfähige Systeme sowie getrennte Speicherung und Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden.
• Organisatorische Maßnahmen: Verpflichtung der Mitarbeiter:innen auf Vertraulichkeit und Datenschutz, regelmäßige Datenschutzschulungen, dokumentierte Datenschutzrichtlinien sowie regelmäßige Überprüfung und Evaluierung der Wirksamkeit der Maßnahmen.

Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der technischen oder rechtlichen Rahmenbedingungen anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter noxavis.com/helidoc/privacy abrufbar.